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详细信息
港航与交通运输工程学院学生档案管理细则
2014-12-12  

    学生档案是学生在校期间政治、思想、品德、学习等方面的真实记录。学生档案管理是一项极其重要的工作,需要档案管理人员有高度的责任心。为进一步规范海运与港航建筑工程学院学生档案管理工作,充分发挥学生档案在学生日常教育管理、毕业、推荐就业以及干部考核等方面的作用,使学生档案管理更加规范化、制度化、科学化,结合我院具体情况,特制定本细则。

    一、海运与港航建筑工程学院学生档案由学生工作办公室档案管理辅导员负责管理。

    二、学生档案以班级为单位存放,由档案管理人员负责学生档案的收集、汇总、分类、整理,管理学生在大学期间政治、思想、学习、考试、考核、奖惩等方面材料,如实填写、登记和归档,并做好借阅和转递等各项基础工作,以保证档案资料的系统、完整。

    三、学生档案管理具体办法

    (一)在校学生档案管理办法

    1.每学年新生入学后,招生辅导员按录取新生名单认真核对报名表,与学校招生办做好新生档案的转递手续,并移交给档案管理辅导员,为新生建立档案。

    2.学生在校期间,档案以班级为单位进行管理。

    3.学生档案管理在分管学生工作领导指导下,具体由档案管理辅导员操作实施。

    4.如果学生转学、转专业及因各种原因要离校的,档案管理辅导员应及时将档案转递给有关单位,同时保存好档案回执。

    5.在各班学生档案中,附一份学生名单,用来记录学生档案的变更,便于查阅。

    (二)毕业生档案管理办法

    在毕业生离校后十天内,档案管理辅导员将毕业生档案,汇同毕业生党务档案(单独装袋,由各学生党支部书记提供并整理),移交给就业辅导员,由就业辅导员负责毕业生组档工作。最后一次毕业生组档工作结束后,就业辅导员将遗留档案(如因欠费等原因,可参考学生离校通知单)、报到证和户口迁移证进行汇总,将汇总表(见附表)和遗留毕业生档案、报到证和户口迁移证移交学院学生工作办公室档案管理人员统一保管。后续遗留毕业生档案由就业辅导员统一寄发。

    四、有关部门或人员借阅学生档案要根据档案借用的不同作用和范围,经学生工作办公室批准后,方可办理借阅、借用手续并按期归还。

    五、对借阅、借用的学生档案,未经批准不得抽调、翻印、转借、公开引用、涂改、增删、污损档案中的任何材料及文件等。对所借档案或经批准复制的材料要严守机密,妥善保存。违者将追究有关人员的责任。

    六、用人单位调档必须有用人单位调档函件,档案管理人员认真登记后方可发出学生档案。

    七、 委托他人领取档案,必须持委托人的毕业证书和有委托人签发的书面委托书。特殊情况经学院分管学生工作 领导同意可领取。

    八、本细则从发布之日起执行,由海运与港航建筑工程学院学生工作办公室负责解释。

 

    附表:  毕业生遗留档案汇总表

            届毕业生  填表人:            填表日期:              

序号

班级

学号

姓名

性别

生源地

档案遗留原因

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

说明:档案遗留原因中欠费请填写具体金额;备注栏请填写报到证和户口迁移证情况。

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